Årsrapport 2024

Øverste organ er generalforsamlingen, som har 24 medlemmer, hvorav 13 er valgt av kundene, 5 av egenkapitalbeviseierne og 6 av de ansatte i banken. Generalforsamlingen fastsetter bankens vedtekter, vedtar bankens regnskap, disponerer overskudd og velger styre, ansvarlig revisor og valgkomite. Det er foreløpig ikke valgt å åpne for elektronisk kundevalg til generalforsamlingen.

Styret leder bankens virksomhet i samsvar med lover, forskrifter og vedtak fattet av generalforsamlingen. Styret er ansvarlig for at de midler banken rår over forvaltes på en trygg og hensiktsmessig måte. Styret har også plikt til å påse at bokføring og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Videre skal styret sørge for at banken har en forsvarlig organisering, tilstrekkelig kvalifisert personell og klare ansvarslinjer. Styret har 8 medlemmer, inkludert 2 medlemmer valgt av de ansatte, og 5 varemedlemmer, hvorav 3 varamedlem for eksterne styremedlemmer og 2 varamedlem for ansattrepresentantene. Styrets medlemmer og varamedlemmer velges av generalforsamlingen for to år.

Det er i henhold til styrets instruks utarbeidet og vedtatt en egen årsplan/årshjul for styret.

Styret foretar en årlig egenevaluering av sitt virke med hensyn til arbeidsform, saksbehandling, møtestruktur og prioritering av oppgaver. I tillegg foretas en evaluering av hvilken kompetanse styret besitter.

Bankens generalforsamling fastsetter styrets honorar. Utover styrehonorar utdeles ingen godtgjørelse til styret.

God risiko- og kapitalstyring er sentralt i Haugesund Sparebanks langsiktige verdiskapning. De overordnede målene til banken følger av strategidokumentet. Fokus settes på å sikre bankens konkurranseevne, og oppnå en solid egenkapitalavkastning. De strategiske målene til banken balanseres mot bankens risikoevne og –vilje. Risiko- og kapitalvurderinger er en integrert del av ledelsens beslutningsprosesser og et sentralt element hva angår organisering, rutiner og systemer. Bankens risikostyring er knyttet opp mot hovedområdene kredittrisiko, markedsrisiko, likviditetsrisiko og operasjonell risiko.

Bankens prinsipper og rammer for risikostyring og intern kontroll er nedfelt i en egen policy for risikostyring. Dette er bankens rammeverk for god styring og kontroll. Policyen gir føringer for bankens overordnede holdninger til risikostyring og skal sikre at banken har en effektiv og hensiktsmessig prosess for dette. Ansvaret for gjennomføring av bankens risiko- og kapital-styring og kontroll er delt mellom bankens styre, ledelse og operative enheter.

Styret har ansvar for å påse at banken har kapital som er tilstrekkelig ut fra ønsket risiko og bankens virksomhet, samt sørge for at banken er tilstrekkelig kapitalisert ut fra regulatoriske krav. Styret vedtar også bankens mål og rammer innen alle risikoområder. Rapportering til styret om mål og rammer finner sted kvartalsvis i risikorapport utarbeidet av leder for risikostyring og compliance. Styret foretar årlig en gjennomgang av risikostyring og internkontroll. Styret mottar dessuten kvartalsvis en samlet risikorapport som dekker alle risikoområdene, herunder kreditt-, operasjonell-, markeds- og likviditetsrisiko, hvor status i forhold til rammer og måltall på de respektive risikoområdene framgår.

Administrerende banksjef har ansvaret for bankens samlede risikostyring, herunder utvikling av gode modeller og rammeverk for styring og kontroll. Bankens leder for risikostyring og compliance ivaretar viktige funksjoner knyttet til styring, kontroll, rapportering og analyse, og har ansvar for bankens modellverk for risiko- og kapitalstyring. Leder for risikostyring og compliance rapporterer administrativt til administrerende banksjef, og for å opprettholde uavhengighet, direkte til styret. Det er utarbeidet instruks for både risikostyring og compliance. Vedrørende compliancerisiko har ansvarlig for compliance et overordnet ansvar for å kontrollere at lov- og regelverk blir implementert. Videre er ansvaret å bistå styret, ledelse og forretningsområder mot at brudd på myndighetsfastsatte og interne regler ikke oppstår.

Kredittkomiteer behandler større engasjement og saker av spesiell karakter.

Alle ledere i Haugesund Sparebank har ansvar for å styre risiko og sikre god internkontroll innenfor eget område i tråd med bankens vedtatte risikoprofil. I bankens policy for internkontroll har styret fastsatt prinsippene og gjort de nødvendige overordnede prioriteringer, herunder internkontrollens omfang og aktivitetsområder. Videre er det utarbeidet instruks vedrørende lederes ansvar for den interne kontroll, hvor det blant annet fremgår informasjon om krav til gjennomføring og minimum årlig rapportering.

Bankens økonomiavdeling har ansvar for fagområdene finansiell rapportering, intern økonomistyring, skatt, avgift og internkontroll over finansiell rapportering. Herunder følger ansvar for kvartalsvis finansiell rapportering i samsvar med gjeldende lovgivning, regnskapsstandarder og fastsatte regnskaps-prinsipper for banken.

Bankens revisjonsutvalg består av 3 styremedlemmer. Revisjonsutvalget forbereder styrets oppfølging av regnskapsrapporteringsprosessen, overvåker systemene for regnskapsrapportering, har kontakt med bankens eksterne revisor om revisjon av årsregnskapet, vurderer og overvåker revisors uavhengighet og gjennomgår årlig sitt mandat og arbeidsform og anbefaler eventuelle endringer i arbeidsplan overfor styret.

Det samlede styret utgjør bankens risikoutvalg. Risikoutvalgets arbeidsoppgaver omfatter bankens risikostrategi, bankens risikotoleranse, bankens risikostyring og internkontroll vedr. økonomiske og operasjonelle risikoer, gjennomgang og oppfølging av overordnet risikorapportering og oppfølging av intern revisors arbeid/rapporter. Det samlede styret utgjør også bankens godtgjørelsesutvalg.

Bankens internrevisjon leies inn fra RSM, og er valgt av bankens styre. RSM sin oppdrags-ansvarlig er Alf Rune Sveen som rapporterer direkte til styret. Hovedoppgaven til intern-revisor er å vurdere om den etablerte risiko-styringen og internkontrollen fungerer som forutsatt. I tillegg skal internrevisor bidra til å forbedre bankens risikostyring og internkontroll. Det utarbeides årlig en internrevisjonsplan basert på internrevisors risikovurderinger og samtaler med ledelsen, eksternrevisor og styret. Styret vedtar årsplan og budsjett. For hvert internrevisjonsprosjekt blir det utarbeidet revisjonsrapporter med forslag til forbedrings-tiltak som presenteres risikoeier og administrerende banksjef. Sammendrag fra rapportene, inkludert anbefalinger, presenteres styret. Status på tidligere anbefalinger følges opp av internrevisor.

Ekstern revisjon utføres av Deloitte AS ved statsautorisert revisor Magnus Pensgård Gundersen. Revisor velges av generalforsamlingen, og avgir årlig revisjonsberetning. Revisor har minst et årlig møte med styret hvor beretning fra revisor blir presentert og kommentert. Styret i banken har minst ett møte med revisor uten at administrerende banksjef er til stede.

Styret i Haugesund Sparebank legger til grunn at banken skal være forsvarlig kapitalisert. Gjennomgangen av bankens viktigste risikoområder, samt kapitalvurderinger (ICAAP) gjennomføres minst en gang årlig og behandles av styret. Bankens kapitalmål skal være basert på reell risiko i virksomheten supplert med effekt av ulike stresscenario.

Bankens etiske retningslinjer omfatter varslingsplikt for ansatte ved kritikkverdige forhold, herunder brudd på interne retningslinjer, lover og forskrifter, og fremgangsmåte for hvordan slik informasjon skal avgis.

Virksomheten i Haugesund Sparebank er underlagt tilsyn av Finanstilsynet. I tillegg til stedlige tilsyn, gjennomgår Finanstilsynet bankens års- og delårsregnskaper samt risikorapporter og kapitalvurderinger. Styret og administrasjonen tilstreber en åpen og konstruktiv dialog med Finanstilsynet.

Bankens rutiner for finansiell informasjon skal sikre finansmarkedene korrekt, relevant og tidsriktig informasjon om bankens utvikling og resultater. Informasjon til markedet formidles via kvartalsvise børs- og pressemeldinger, bankens nettside samt regnskapsrapporter. Finansiell rapportering for banken finner sted kvartalsvis i tillegg til årsregnskapet.

I henhold til bankens vedtekter skal valgkomiteen forberede valg til generalforsamlingen, styret og valgkomitè. Valgkomiteen skal sammensettes slik at den har relevant kompetanse i forhold til komiteens og bankens hovedoppgaver. Ved sammensetningen skal det tilstrebes en balanse mellom kjønnene og en geografisk spredning av komiteens medlemmer innen bankens markedsområder.

Generalforsamlingen velger en valgkomite med 5 medlemmer og 5 varamedlemmer. Av disse skal 1 medlem og 1 personlig varamedlem velges av og blant de ansattes medlemmer i generalforsamlingen. Valgkomiteen skal ha representanter fra alle grupper som er representert i generalforsamlingen. Egenkapitalbeviseierne velger på egenkapitalbeviseiermøtet en valgkomité som skal ha 3 medlemmer og 3 varamedlemmer.